konteks manajemen proyek

KONTEKS MANAJEMEN PROYEK

1.       Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruh nya pada proyek

§  - Frame structural : berfokus pada peran dan tanggung jawab , koordinasi, dan control. Grafik organisasi membantu mendefinisikan frame ini.

Banyak organisasi focus pada  frame structural :

ü  Kebanyakan orang memahami apa bagan organisasi

ü  Banyak manajer baru mencoba untuk mengubah struktur organisasi ketika perubahan lain nya diperlukan.

ü  3 struktur organisasi dasar : fungsional, proyek, matrik. 

§ - Frame sumber daya manusia : focus pada penyediaan harmoni antara kebutuhan oraganisasi dan kebutuhan masyarakat.

§ - Farme politik : menganggap organisasi koalisi terdiri dari individu bervariasi dan kelompok kepentingan. Konflik dan kekeuasaan merupakan masalah utama.

§ -Frame simbolik : berfokus pada symbol  dan makna yang berkaitan dengan peristiwa. Kebudayaan adalah penting.

Kebutuhan Standar Organisasi :

ü  Standar dan pedoman membantu manajemen proyek menjadi lebih efektif

ü  Manajemen senior dapat mendorong :

-          Penggunaan bentuk standar  dan perangkat lunak untuk manajemen proyek

-          Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status

-          Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status

-          Pembentukan kantor maanjemen proyek atau pusat keunggulan. 

2.Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek IT

§-   Stakeholder proyek adalah orang-orang yang terlibat atau berpengaruh oleh kegiatan proyek

§ -  Para manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek

§-   Menggunakan 4 frame organisasi dapat membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan

§  Senior eksekutif stakeholder sangatlah penting

§ -  Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu factor kunci yang terkait dengan proyek sukses

- Manajemen puncak dapat membantu manajer proyek mengaman sumber daya yang memadai , mendapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek unik secara tepat waktu , menerima kerja 

§  sama dari orang-orang di seluruh organisasi dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik.

§  Perlunya komitmen oragnisasi teknologi informasi

§  Jika organisasi meiliki sikap negative terhadap IT, akan sulit untuk proyek IT  untuk berhasil

§  Meiliki Chief Information Officer  (CIO)pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek-proyek IT

§  Menetapkan orang non IT untuk proyek IT juga mendorong lebih banyak komitmen

3.       Phase dan siklus hidup proyek

§  Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari tahapan proyek

§  Tahap proyek bervariasi, tetapi beberapa tahapan umum adalah konsep, pengembangan pelaksanaan dan dukungan.

4..       Siklus hidup produk

§  Produk juga memiliki siklus hidup

§  Pengembangan system life cycle (SDLC) adalah suatu kerangka kerja untuk menggambarkan fase yang terlibat dalam mengembangkan dan memelihara system informasi 

§  Tahap SDLC meliputi perencanaan,analisis, desain, implementasi dan dukungan

Contoh model SDLC :

ü  Model air terjun (waterfall): telah didefinisikan dengan baik, tahap penegmbangan system dan dukungan

ü  Spiral model : menunjukan perangkat lunak yang dikembang kan menggunakan pendekatan iterative atau spiral daripada pendekatan linier.

ü  Incremental release model : menyediakan untuk pengembangan  perangkat lunak oprasional progresif

ü  RAD model : digunakan untuk menghasilkan system secara tepat tanpa mengorbankan kualitas

ü  Prototyping model : digunakan untuk mengembangkan prototype untuk memperjelas kebutuhan pengguna. 

5.       Fungsi kerja manajemen proyek 

§ -  Menentukan lingkup proyek

§  - Mengidentifikasi  stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi

§  - Kembangkan daftar tugas rinci

§  - Perkiraan waktu yang diperlukan

§  - Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal

§  - Menidentifikasi diperlukan sumber daya dan anggaran

§  - Evaluasi proyek yang dipelukan

§  - Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko prepare contingensy  plan

§  - Menidetiifikasi ketergantungan

§  - Berpartisipasi dalam tahap review proyek

§  - Mengelola perubahan proses control

§  - Laporan status proyek

6.       Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek

§ -  Keterampilan komunikasi : mendengarkan, membujuk

§  - Keahlian organisasi : perencanaan, penetapan tujuan, menganalisis

§  - Keterampilan Team Building : empati, motivasi, esprit de corps

§  - Keterampilan kepemimpinan, misalnya set, energik, visi, delegasi, positif

§  - Keterampilan mengatasi : fleksibilitas, kreativitas, kesabaran, ketekunan

§  - Keterampilan teknologi : pengetahuan proyek

7.       Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif

§  Manajer proyek yang efektif :

ü  Kepemimpinan dengan member contoh

ü  Visioner

ü  Teknis yang kompeten

ü  Menentukan

ü  Komunikator yang baik

ü  Good motivator

ü  Berdiri untuk manajemen atas bila perlu

ü  Mendukung tim anggota

ü  Mendorong ide-ide baru

§  Manajer proyek tidak efektif :

ü  Memberikan contoh yang buruk

ü  Tidak percaya diri

ü  Tidak memeiliki keahlian teknis

ü  Komunikator yang  jelek

ü  Motivator yang miskin atau buruk