Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya)

Project Human Resource Management

(Manajemen Sumber Daya)

·         Pengertian dan pentingnya Human Resource Management

·         Keys to Managing People dan Motivasi

·         Maslow’s Hierarchy of Needs

·         Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors

·         McClelland’s Acquired-Needs Theory

·         McGregor’s Theory X and Theory Y

·         Thamhain and Wilemon’s Ways to Have Influence on Projects

·         Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek

·         Improving Effectiveness - Covey’s 7 Habits

·         Memperbaiki hubugan antara Users dan Developers

·         Organizational Planning, Work Definition and Assignment Process

·         Staff Acquisition, Resource Loading and Leveling, and Team Development

·         Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI)

1.     Pengertian Human Resource Management

·         Membuat penggunaan paling efektif dari orang yang terlibat dengan proyek.

·         Proses meliputi:

–        Perencanaan sumber daya manusia: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan.

–        Mendapatkan tim proyek: Mendapatkan personil yang dibutuhkan ditugaskan dan bekerja pada proyek.

–        Mengembangkan tim proyek: Membangun individu dan keterampilan kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.

–        Mengelola tim proyek: Pelacakan kinerja anggota tim, memotivasi anggota tim, memberikan umpan balik tepat waktu, memecahkan masalah dan konflik, dan mengkoordinasikan perubahan untuk membantu meningkatkan kinerja proyek.

Pentingnya Human Resource Management

·         Orang menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek.

·         Statistik terbaru tentang tenaga kerja IT:

–        Pasar tenaga kerja berubah banyak di awal milenium baru, semula kekurangan dan kemudian pekerja IT berlimpah.

–        Sebuah laporan 2004 ITAA menunjukkan sedikit pemulihan pada tahun 2004.

–        Jumlah pekerja IT di Amerika Serikat lebih dari 10,5 juta pada awal tahun 2004, naik dari 10,3 juta pada tahun 2003 dan 9,9 juta pada tahun 2002.

–        Delapan puluh sembilan persen dari pekerjaan baru berasal dari perusahaan non-IT, seperti perbankan, keuangan, manufaktur, pelayanan makanan, dan transportasi.

–        Mempekerjakan manajer mengatakan keahlian interpersonal adalah soft skill yang paling penting bagi pekerja IT.*

(*Information Technology Association of America (ITAA), “Recovery Slight for IT Job Market in 2004,” (September 8, 2004) www.itaa.org)

1.     Keys to Managing People

·         Psikolog dan teori manajemen telah mencurahkan banyak penelitian dan berpikir dengan bidang mengelola orang di tempat kerja.

·         Bidang terkait yang penting dengan manajemen proyek meliputi:

–        Teori motivasi

–        Pengaruh kekuasaan

–        Efektivitas

Motivasi

·         Motivasi intrinsik menyebabkan orang untuk berpartisipasi dalam kegiatan untuk kesenangan mereka sendiri.

·         Motivasi ekstrinsik menyebabkan orang melakukan sesuatu untuk hadiah atau untuk menghindari hukuman.

·         Sebagai contoh, beberapa anak mengambil pelajaran piano untuk motivasi intrinsik (mereka menikmatinya) sementara yang lain mengambilnya untuk motivasi ekstrinsik (untuk mendapatkan imbalan atau menghindari hukuman).

2.     Maslow’s Hierarchy of Needs

·         Abraham Maslow berpendapat bahwa manusia memiliki kualitas yang unik yang memungkinkan mereka untuk membuat pilihan independen, sehingga memberikan mereka mengendalikan nasib mereka.

·         Maslow mengembangkan hirarki kebutuhan, yang menyatakan bahwa perilaku orang dipandu atau dimotivasi oleh suatu urutan kebutuhan.

                             Gambar Maslow’s Hierarchy of Needs

3.     Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors

·         Frederick Herzberg menulis beberapa buku yang terkenal dan artikel tentang motivasi pekerja. Ia membedakan antara:

–        Faktor motivasi: Prestasi, pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, kemajuan, dan pertumbuhan. Faktor-faktor ini menghasilkan kepuasan kerja.

–        Hygiene factors : gaji yang lebih besar, pengawasan lebih, dan lingkungan kerja yang lebih menarik. Faktor-faktor ini menimbulkan ketidakpuasan jika tidak hadir, tetapi tidak memotivasi pekerja untuk melakukan lebih banyak.

4.     McClelland’s Acquired-Needs Theory

·         Kebutuhan spesifik diperoleh atau dipelajari dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup. Berikut ini adalah kategori utama kebutuhan yang diperoleh:

–        Prestasi (nAch): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk berprestasi seperti menantang proyek dengan tujuan dicapai dan banyak umpan balik.

–        Afiliasi (nAff): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk hubungan keinginan afiliasi yang harmonis dan perlu untuk merasa diterima oleh orang lain, sehingga manajer harus mencoba untuk menciptakan lingkungan kerja yang kooperatif untuk mereka.

–       Power (nPow): Orang dengan kebutuhan keinginan kekuatan baik kekuatan pribadi (tidak baik) atau power kelembagaan (baik untuk organisasi). Menyediakan pencari power institusional dengan peluang manajemen.

5.     McGregor’s Theory X and Theory Y

·         Douglas McGregor mempopulerkan pendekatan hubungan manusia untuk pengelolaan tahun 1960-an.

·         Teori X: Menganggap pekerja tidak suka dan menghindari bekerja, sehingga manajer harus menggunakan paksaan, ancaman, dan berbagai skema kontrol untuk mendapatkan pekerja untuk memenuhi tujuan.

·         Teori Y: Menganggap orang bekerja sebagai alami seperti bermain atau istirahat dan menikmati kepuasan harga dan kebutuhan aktualisasi diri.

·         Teori Z: diperkenalkan pada tahun 1981 oleh William Ouchi dan didasarkan pada pendekatan Jepang kepada motivasi pekerja, yang menekankan kepercayaan, kualitas, pembuatan keputusan kolektif, dan nilai-nilai budaya.

6.     Thamhain and Wilemon’s Ways to Have Influence on Projects

1.      Authority: Hak hirarki sah untuk masalah perintah.

2.      Tugas: Kemampuan manajer proyek dianggap untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja bekerja.

3.      Anggaran: Kemampuan manajer proyek untuk otorisasi penggunaan lain dana discretionary.

4.      Promosi: Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.

5.      Uang: Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan keuntungan.

6.      Hukuman: Kemampuan manajer proyek menyebabkan hukuman.

7.       Tantangan Kerja: Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja melakukan tugas tertentu.

8.      Keahlian: Manajer proyek menganggap pengetahuan khusus orang lain dianggap penting.

9.       Persahabatan: Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang ramah antara manajer proyek dan lain-lain.

7.     Cara Mempengaruhi yang dapat Membantu dan Memperburuk Proyek

·         Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan:

–        Keahlian

–        Tantangan Pekerjaan

·         Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada:

–        Kewenangan

–        Uang

–        Hukuman

Power

·         Power adalah kemampuan potensial untuk mempengaruhi perilaku untuk mendapatkan orang untuk melakukan hal-hal yang tidak biasa.

·         Jenis power meliputi:

–        Coercive power

–        Legitimate power

–        Expert power

–        Reward power

–        Referent power

8.     Improving Effectiveness - Covey’s 7 Habits

·         Manajer proyek dapat menerapkan tujuh kebiasaan Covey's untuk meningkatkan efektivitas proyek.

–        Jadilah proaktif.

–        Mulailah dengan akhir dalam pikiran.

–        Letakkan pertama hal pertama.

–        Berpikir menang / menang.

–        Carilah terlebih dahulu untuk memahami, kemudian harus dipahami.

–        Bersinergi.

–        Mempertajam penglihatan.

9.      Memperbaiki hubungan antara Users dan Developers

·         Manajer proyek yang baik adalah pendengar empatik, yang berarti mereka mendengarkan dengan maksud untuk memahami.

·         Sebelum Anda dapat berkomunikasi dengan orang lain, Anda harus memiliki hubungan baik, yang merupakan hubungan harmonis, kesesuaian, kesepakatan, atau afinitas.

·         Mirroring adalah pencocokan perilaku tertentu dari orang lain, dan merupakan teknik yang digunakan untuk membantu menjalin hubungan.

·         IT profesional perlu mengembangkan empati dan mendengarkan orang lain keterampilan untuk meningkatkan hubungan dengan pengguna dan stakeholder lainnya.

10.                                 Organizational Planning

·         Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan.

·         Output meliputi:

–        Bagan organisasi proyek.

–        Rencana manajemen staffing.

–        Matriks tugas tanggung jawab.

–        Resource histogram

a.      Gambar Sample Organizational Chart for a Large IT Project

b.      Gambar Work Definition and Assignment Process

c.       Responsibility Assignment Matrixes

·         Responsibility Assignment Matrix (RAM) adalah sebuah matriks yang memetakan pekerjaan proyek, seperti yang dijelaskan dalam WBS, kepada orang-orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan, seperti yang dijelaskan dalam OBS.

·         Dapat dibuat dengan cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan proyek yang unik.

d.      Sample Responsibility Assignment Matrix (RAM)

e.       RAM Showing Stakeholder Roles

f.        Sample RACI Chart

g.       Rencana Manajemen Staf dan Histogram Sumber Daya

·         Staffing management plan menjelaskan kapan dan bagaimana orang-orang akan ditambahkan dan diambil dari tim proyek.

·         Histogram sumber daya adalah bagan kolom yang menunjukkan jumlah sumber daya yang ditugaskan untuk sebuah proyek dari waktu ke waktu.

h.      Sample Resource Histogram

11.                                  Staff Acquisition

·         Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting.

·         Manajer proyek adalah orang cerdas di tim yang telah melakukan pekerjaan yang buruk merekrut.

·         Rencana staffing dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting, seperti insentif untuk merekrut dan retensi.

–        Beberapa perusahaan memberikan karyawan mereka satu dolar untuk setiap jam yang orang baru yang mereka membantu mempekerjakan bekerja.

–        Beberapa organisasi memungkinkan orang untuk bekerja dari rumah sebagai insentif.

a.       Mengapa Orang Tinggalkan Pekerjaan mereka

·         Mereka merasa, mereka tidak membuat perbedaan.

·         Mereka tidak mendapatkan pengakuan yang tepat.

·         Mereka tidak belajar sesuatu yang baru atau bertumbuh sebagai pribadi.

·         Mereka tidak menyukai rekan kerja mereka.

·         Mereka ingin mendapatkan lebih banyak uang.

b.      Resource Loading

·         Resource loading mengacu pada jumlah sumber daya individu yang membutuhkan jadwal yang ada selama periode waktu tertentu.

·         Membantu manajer proyek mengembangkan pemahaman yang umum dari tuntutan proyek akan membuat sumber daya organisasi dan jadwal orang individu.

·         Overalokasi berarti daya yang lebih tersedia adalah ditugaskan untuk melakukan pekerjaan pada waktu tertentu.

c.       Gambar Sample Histogram Showing an Overallocated Individual

d.      Resource Leveling

·         Resource leveling adalah teknik untuk menyelesaikan konflik sumber daya dengan menunda tugas.

·         Tujuan utama dari resource leveling adalah untuk membuat distribusi halus penggunaan sumber daya dan mengurangi overalokasi.

e.       Gambar Resource Leveling Example

f.        Keuntungan Resource Leveling

·         Ketika sumber daya yang digunakan dalam basis yang lebih konstan, mereka membutuhkan manajemen.

·         Hal itu dapat memungkinkan manajer proyek untuk menggunakan jenis persediaan just-in-time kebijakan untuk menggunakan subkontraktor atau sumber daya mahal lainnya.

·         Hasilnya lebih sedikit masalah bagi personil proyek dan departemen akuntansi.

·         Sering meningkatkan semangat.

g.       Team Development

·         Tujuan utama dari pengembangan tim adalah untuk membantu orang bekerja bersama lebih efektif untuk meningkatkan kinerja proyek.

·         Dibutuhkan kerja tim untuk berhasil menyelesaikan proyek.

h.      Tuckman Model of Team Development

·         Forming (Pembentukan)

·         Storming (Menyerbu)

·         Norming (Norma)

·         Performing (Pertunjukan)

·         Adjourning (Menangguhkan)

i.        Training

·         Pelatihan dapat membantu orang memahami diri mereka sendiri dan satu sama lain, dan memahami bagaimana bekerja lebih baik dalam tim.

·         Kegiatan tim pengembangan meliputi:

–        Tantangan fisik.

–        Alat indikator preferensi psikologis.

12.                                  Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI)

·         MBTI merupakan utilitas yang populer untuk menentukan preferensi kepribadian dan membantu rekan tim saling memahami.

·         Empat dimensi meliputi:

–        Extrovert/Introvert (E/I).

–        Sensation/Intuition (S/N).

–        Thinking/Feeling (T/F).

–        Judgment/Perception (J/P).

·         NTs, atau rationals, tertarik pada bidang teknologi.

·         Orang IT bervariasi kebanyakan dari masyarakat umum dalam kecenderungan mereka untuk tidak menjadi ekstrover atau penginderaan.

a.      Wideman and Shenhar’s Views on MBTI and Project Management*

·         Most suited for project leadership:

–        100 percent: INTJ, ENTJ, ISTJ, ESTJ

–        50 percent: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ

·         Best suited as followers:

–        100 percent: INFJ, ISFJ

–        50 percent: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ, ESFJ

·         Not suited for project work:

–        100 percent: INFP, ISFP, ESFP, ISTP

–        50 percent: ENFP, ESTP

*Wideman, R. Max and Aaron J. Shenhar, “Professional and Personal Development: A Practical Approach to Education and Training,” Project Management for Business Professionals, edited by Joan Knutson, 2001, p. 375.

b.      MBTI and Suitability to Project Work*

What do you think about these views?

*Wideman, R. Max. “Project Teamwork, Personality Profiles and the Population at Large: Do we have enough of the right kind of people?” (http://www.maxwideman.com/papers/profiles/profiles.pdf ).

c.       Social Styles Profile

·         Orang-orang dianggap berperilaku terutama dalam salah satu dari empat zona, berdasarkan ketegasan dan tanggap:

–        Drivers

–        Expressives

–        Analyticals

–        Amiables

·         Orang di sudut yang berlawanan (driver dan amiables, analyticals dan expressives) mungkin mengalami kesulitan bergaul.

d.      Gambar Social Styles

e.       Penghargaan dan Pengakuan Sistem

·         Tim reward dan sistem berbasis pengakuan dapat mempromosikan kerja sama tim.

·         Fokus pada tim bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu.

·         Luangkan waktu bagi anggota tim untuk mentor dan saling membantu untuk mencapai tujuan proyek dan mengembangkan sumber daya manusia.