Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Project Integration Management

(Manajemen Integrasi)

•    Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

•   Proses dan overview Project Integration Management

•    Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut dan elemen umum dari sebuah rencana proyek

•    Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP)

• Analisis stakeholder dan contohnya

•    Eksekusi rencana proyek dan keterampilan pening yang dibutuhkan

•    Alat dan teknik eksekusi proyek

•   Integrated change control dan proses pada proyek TI Change Control System dan Changes Control Boards (CCBs)

•    Konfigurasi manajemen

1.     Kunci Sukses  keseluruhan Proyek : Project Integration Management yang Baik

•   Para manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lain diseluruh siklus hidup proyek

•    Banyak manajer proyek baru mengalami kesulitan melihat “gambaran besar” dan ingin untuk berfokus pada perincian yang terlalu banyak

•  Project Integration Management bukanlah hal yang sama seperti software integration

2.     Proses dan Overview Project Integration Management

•     Mengembangkan project charter : Bekerja dengan stakeholder untuk menciptakan dokumen yang secara formal mengotorisasi sebuah proyek-charter

•     Mengembangkan preliminary project scope statement : Bekerja dengan stakeholder, khususnya pengguna proyek produk, jasa atau penghasiluntuk mengembangkan tingkat tinggi lingkup persyaratan dan membuat preliminary project scope statement

•       Mengembangkan rencana manajemen proyek : upaya koordinasi semua perencanaan untuk menciptakan sebuah dokumen yang konsisten koheren rencana manajemen proyek

•   Langsung dan mengelola pelaksanaan proyek : melaksanakan rencana manajemen proyek dengan melakukan kegiatan termasuk didalamnya

•     Memonitor dan mngontrol pekerjaan : mengawasi pekerjaan proyek untuk memenuhi sasaran kinerja proyek  
•         Lakukan intergrated change control : perubahan koordinat yang mempengaruhi deliverable poyek dan asset proses organisasional

• Tutup proyek : finalisasi semua kegiatan proyek untuk secara resmi menutup proyek

Project Management Plans

•    Sebuah rencana manajemen proyek adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu memandu pelaksanaan suatu proyek dan kontrol

•   Rencana  dibuat dalam bidang penegtahuan lainnya adalah bagian dari rencana manajemen proyek secara keseluruhan

Atribut Proyek Rencana

•    Sama seperti proyek-proyek yang unik, begitu juga rencana proyek

•    Rencana harus :

-          Dinamis

-          Fleksibel

-          Di perbaharui bilamana terjadi perubahan

•       Rencana harus pertama dan terutama panduan pelaksanaan proyek yang akan membantu manajer proyek memimpin tim proyek dan menilai status proyek

Elemen Umum Rencana Manajemen Proyek

•     Pendahuluan atau gambaran dari proyek tersebut

•   Uraian tentang bagaimana proyek tersebut diatur

•   Manajemen dan proses teknis yang diguanakan pada proyek

•        Pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran

3.     Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP)

Major Project Management Plan Section

	Overview	Project Organization	Managerial Process Plans	Technical Process Plans	Supporting Process Plans
Section Topics	Purpose, scope and objectives ; assumptions and constraints ; project deliverables ; schedule and budget summary ; evolution of the plan	External interfaces ; internal structure ; roles and responsibilities	Start-up plans (estimations, stalling, resource acquititions and project staff training plans) ; work plan (work activities, schedule, resource, budget allocation) ; control plan ; risk management plan ; closeout plan	Process models ; methods, tools and techniques ; infrastructure plan ; product acceptance plan	Configuration management plan ; verification and validation plan ; documentation plan ; quality assurance plan ; reviews and audits ; problem resolution plan ; subcontractor management plan ; process improvement plan

 

4.     Analisis Stakeholder dan Contohnya

•     Sebuah dokumen analisis stakeholder yang penting (sering sensitif) informasi tentang stakeholder seperti :

-          Nama dan organisasi stakeholder

-          Peran mereka dalam proyek ini

-          Fakta unik tentang masing-msasing stakeholder

-          Pengaruh tingkat mereka  dan kepentingan dalam proyek ini

 

5.     Eksekusi Rencana Proyek dan Keterampilan Penting yang Dibutuhkan

 

 

•    Pelaksanaan proyek melibatkan manajemen dan melakukan pekerjaan yang diuraikan dalam rencana manajemen proyek

•      Sebagian besar waktu dan uang yang biasanya di keluarkan untuk eksekusi

• Daerah aplikasi proyek secara langsung mempengaruhi pelaksanaan proyek karena produk proyek yang dihasilkan selama pelaksanaan proyek  

Keterampilan Penting untuk Pelaksanaan Proyek
 

 

•    Keterampilan manajemen umum seperti kepemimpinan, komunikasi dan keterampilan politik

•     Produk, bisnis, dan keterampilan dalam aplikasi dan pengetahuan

•    Penggunaan alat dan teknik khusus

 

Kepemimpinan dan Budaya yang Mendukung

•    Para manajer proyek harus memimpin dengan contoh untuk menunjukan pentingnya menciptakan dan kemudian mengikuti rencana proyek yang baik

•       Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek dengan :

-          Memberikan pedoman dan template

-          Pelacakan kinerja berdasarkan rencana

•       Manajer proyek mungkin masih perlu melanggar aturan untuk memenuhi tujuan proyek dan manajer senior harus mendukung tindakan tersebut

 

 

6.     Alat dan Teknik Eksekusi Proyek

 

•    Metodologi manajemen proyek : Banyak manajeer proyek yang berpengalaman bahwa cara yang palin efektif untuk memperbaiki manajemen proyek adalah mengikuti metodologi yang tidak hanya menjelaskan apa yang harus dilakukan dalam mengelola proyek, tapi bagaimana untuk melakukan nya.

•     System informasi manajemen proyek : Ratusan produk perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia dipasar saat ini , dan banyak organisasi yang bergerak menuju system manajemen proyek perusahaan yang kuat dapat diakses melalui internet.

7.     Integrated Change Controldan Process pada Proyek TI

 

 

•     Tiga tujuan utama :

-          Pengaruh factor-faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang bermanfaat

-          Menetukan bahwa perubahan telah terjadi

-          Mengelola perubahan telah terjadi

•   Baseline adalah rencana pengelolaan proyek disetujui ditambah perubahan yang disetujui.

 

Ubah Kontrol pada Proyek Teknologi Informasi

•       Former view : Tim proyek harus berusaha untuk melakukan apa yang direncanakan tepat waktu dan sesuai anggaran

•      Masalah : Stakeholder jarang yang telah disetujui sebelumnya pada lingkup proyek dan waktu dan biaya perkiraan yang akurat

•     Modern view : Proyek manajemen adalah suatu proses komunikasi yang konstan dan negosiasi

•      Solusi : Perubahan seringkali menguntungkan dan tim proyek harus merencanakan untuk mereka

 

8.     Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

•    Proses formal dokumentasi yang menjelaskan kapan dan bagaimana dokumen proyek resmi dan pekerjaaan dapat berubah

•    Menjelaskan siapa yang berhak untuk memebuat perubahan dan bagaimana membuatnya

Change Control Boards (CCBs)

•        Sekelompok formal orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui tau menolak perubahan pada sebuah proyek

•        CCBs memberikan panduan untuk mempersiapkan perubahan permintaan, mengevaluasi perubahan permintaan, dan mengelola pelaksanaan perubahan yang disetujui

•          CCBs meliputi stakeholder dari seluruh organisasi

9.     Konfigurasi Manajemen

 

•       Memastikan bahwa deskripsi produk proyek adalah benar dan lengkap.

•    Melibatkan identifikasi dan mengendalikan karakteristik desain funsional dan fisik produk dan dokumentasi pendukungnya.

•   Spesialis manajemen konfigurasi diidentifikasi dan persyaratan konfigurasi dokumen, pengendalian perubahan, perubahan mencatat dan melaporkan dan audit produk untuk memverivikasi kesesuaian dengan persyaratan.

Saran untuk Mengelola Control Perubahan Terpadu

•    Manajemen proyek sebagai suatu proses komunikasi yang konstan dan negosiasi

•      Perencanaan untk berubah

•        Menetapkan formal change control system, termasuk change control board

•      Gunakan manajemen konfigurasi yang baik

•        Tentukan prosedur untuk membuat  keputusan yang tepat waktu pada perubahan yang lebih kecil

•       Gunakan laporan kinerja tertulis dan lisan untuk membantu mengidentifikasi dan mengelola perubahan

•         Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak lain untuk memebantu mengelola dan mengkomunikasikan perubahan

Penutupan Proyek

•     Untuk menutup suatu proyek nada harus menyelesaikan semua aktivitas dan mengalihkan pekerjaan yang telah diselesaikan atau dibatalkan kepada orang-orang yang tepat

•      Output utama meliputi :

-          Prosedur penutupan administrasi

-          Prosedur penutupan kontrak

-          Final produk, jasa atau hasil

-          Update asset proses organisasi

Menggunakan Software untuk Membantu Project Integration Management

•      Beberapa jenis perangkat lunak dapat digunakan untuk membantu dalam project integration management

-          Software word processing membuat dokumen

-          Presentation software menciptakan presentasi

-          Spreadsheet atau database melakukan pelacakan

-          Perangkat lunak komunikasi seperti e-mail dan web authoring tools memfasilitasi komunikasi

-          Perangkat lunak management proyek dapat menarik segala sesatu bersama-sama dan menampilkan informasi rinci dan diringkas.